Beneficiarii reali ai unei firme: cine poate consulta registrul si ce documente poti obtine

08.09.2026 · 4 min de citit

Notiunea de beneficiar real a devenit familiara pentru majoritatea antreprenorilor odata cu regulile privind prevenirea spalarii banilor. Firmele trebuie sa declare cine le detine sau controleaza in ultima instanta, iar aceste informatii sunt pastrate intr-un registru central. In Romania, registrul beneficiarilor reali pentru societati este tinut de Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC).

Cine este beneficiarul real

In termeni simpli, beneficiarul real este persoana fizica care detine sau controleaza in ultima instanta o firma, direct sau indirect. De regula, este vorba de persoana care detine un anumit procent din actiuni sau parti sociale ori care exercita controlul prin alte mijloace. Daca nu poate fi identificata o astfel de persoana, legea prevede reguli subsidiare, de exemplu declararea persoanei care ocupa o functie de conducere. Criteriile exacte sunt stabilite de legea privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si pot fi detaliate prin norme, asa ca merita verificate in forma actualizata.

Declaratia privind beneficiarul real

Firmele depun o declaratie privind beneficiarul real la infiintare si ori de cate ori intervin modificari, precum si in alte situatii prevazute de lege. Declaratia contine date de identificare ale beneficiarului real si modalitatea in care acesta exercita controlul. Termenele si formatul declaratiei sunt stabilite de lege si de procedurile ONRC, motiv pentru care recomandam verificarea lor pe site-ul oficial sau cu ajutorul unui consultant.

Cine are acces la registru

Initial, legislatia europeana prevedea un acces larg al publicului la anumite informatii despre beneficiarii reali. In 2022, Curtea de Justitie a Uniunii Europene a constatat ca accesul general al publicului la aceste date nu este compatibil cu dreptul la viata privata si la protectia datelor. Ca urmare, statele membre, inclusiv Romania, au restrans accesul.

In linii mari, pot avea acces la informatii, in conditiile legii:

• autoritatile competente, cum ar fi cele de supraveghere, fiscale sau de aplicare a legii;
• entitatile raportoare, de exemplu banci, notari, auditori sau contabili, in cadrul masurilor de cunoastere a clientelei;
• persoane sau organizatii cu un interes legitim, in conditiile si cu documentele cerute de lege;
• firma insasi, cu privire la propriile date declarate.

Regulile de acces sunt intr-o continua evolutie la nivel european si national, asa ca pentru o cerere concreta verifica procedura actuala a ONRC.

Ce documente poti obtine

Daca esti reprezentantul firmei, poti solicita de la ONRC informatii privind beneficiarii reali declarati pentru propria societate, in forma si prin procedura stabilita de institutie. Acest lucru este util atunci cand o banca sau un partener iti cere confirmarea datelor in cadrul procesului de cunoastere a clientelei. Daca esti o entitate raportoare sau ai un interes legitim, accesul se face pe baza unei cereri justificate.

Este important de stiut ca certificatul constatator de baza prezinta asociatii si administratorii inregistrati, dar acestia nu sunt neaparat aceeasi persoane cu beneficiarii reali. De exemplu, daca asociatul este o alta firma, beneficiarul real este persoana fizica aflata la capatul lantului de detinere.

Cum folosesti certificatul constatator in verificari

• Identifici asociatii si cotele lor de participare, ca punct de plecare pentru stabilirea beneficiarului real.
• Verifici administratorii si persoanele imputernicite sa reprezinte firma.
• Compari datele din certificat cu declaratia privind beneficiarul real si cu documentele primite de la client.
• Pentru structuri complexe, obtii certificate si pentru firmele asociate.

Recomandari

Actualizeaza declaratia ori de cate ori se schimba structura de detinere sau control si pastreaza dovada depunerii. In cazul structurilor cu mai multe niveluri, documenteaza intern lantul de detinere. Pentru interpretarea regulilor in situatii neclare, consulta un avocat sau un specialist in conformitate.

Certificatul constatator pentru verificari KYC

Certificatul constatator cu asociatii si administratorii unei firme poate fi comandat pe certificat-constatator-firma.ro. Primesti pe email documentul PDF semnat electronic de ONRC. Suntem un serviciu privat, neafiliat ONRC, iar documentul poate fi solicitat si direct de la ONRC.