Beneficiarul real al firmei in 2026: ce trebuie declarat si in ce situatii

18.08.2026 · 4 min de citit

Ce inseamna beneficiar real

Beneficiarul real este persoana fizica care, in ultima instanta, detine sau controleaza o firma, chiar daca nu apare direct ca asociat. Notiunea vine din legislatia privind prevenirea spalarii banilor si finantarii terorismului, care transpune reglementari europene. Scopul este ca autoritatile, bancile si alte entitati obligate sa poata identifica oamenii reali din spatele unei societati, nu doar structurile juridice intermediare.

In practica, beneficiar real poate fi un asociat care detine direct un procent semnificativ din capitalul social sau din drepturile de vot, o persoana care controleaza firma prin intermediul altor societati, sau o persoana care exercita controlul prin alte mijloace. Legea foloseste ca indiciu un prag de detinere (in mod uzual mai mult de 25%), dar controlul poate exista si sub acest prag. Cand nu poate fi identificata o astfel de persoana, de regula sunt indicate persoanele care ocupa functii de conducere.

Cine are obligatia de a declara

Obligatia priveste, in general, persoanele juridice supuse inregistrarii in Registrul Comertului, cum sunt societatile cu raspundere limitata si societatile pe actiuni. Exista categorii exceptate prin lege, iar lista acestora a fost modificata in timp. De aceea, inainte de a trage o concluzie pentru o anumita forma de organizare, este bine sa verifici prevederile in vigoare pe site-ul ONRC sau cu un consultant.

Declaratia se face in numele firmei, de regula prin reprezentantul legal, iar datele sunt transmise in registrul beneficiarilor reali tinut de ONRC.

In ce situatii apare obligatia

Fara a intra in termene exacte, care pot fi modificate prin acte normative noi, situatiile tipice in care se depune declaratia sunt:

• La infiintarea firmei, ca parte din dosarul de inmatriculare.
• La modificarea datelor despre beneficiarul real, de exemplu dupa o cesiune de parti sociale, o majorare de capital cu intrarea unui nou asociat sau schimbarea structurii de control.
• La solicitarea autoritatilor sau in alte situatii prevazute de lege.

Regimul declaratiilor periodice s-a schimbat de-a lungul anilor, iar in 2026 este prudent sa verifici direct pe portalul ONRC ce obligatii se aplica firmei tale si in ce interval trebuie depusa declaratia dupa o modificare.

Ce date contine de regula declaratia

Declaratia cuprinde datele de identificare ale beneficiarului real si modalitatea in care acesta detine sau exercita controlul. In mod obisnuit sunt solicitate:

• numele si prenumele, data si locul nasterii;
• cetatenia si datele actului de identitate;
• adresa de domiciliu sau resedinta;
• modalitatea de detinere sau control (directa, indirecta, prin alte mijloace) si, dupa caz, procentul detinut.

Formularul exact si modul de depunere (online sau la ghiseu) sunt stabilite de ONRC, asa ca foloseste intotdeauna modelul actual publicat de institutie.

Sanctiuni si consecinte

Legea prevede sanctiuni pentru nedepunerea declaratiei sau pentru declararea unor date incorecte, iar in anumite situatii pot exista si consecinte asupra functionarii firmei. Cuantumul amenzilor si procedura au fost modificate in timp, astfel incat nu este recomandat sa te bazezi pe cifre preluate din articole vechi. Consulta textul de lege in forma actualizata sau cere parerea unui specialist.

Pe langa sanctiuni, o declaratie neactualizata poate crea probleme practice: bancile si alti parteneri care aplica masuri de cunoastere a clientelei pot cere clarificari suplimentare daca informatiile nu se potrivesc cu structura reala a firmei.

Legatura cu certificatul constatator

Certificatul constatator de baza arata datele actuale ale firmei la data emiterii: date de identificare, stare, sediu social, activitati CAEN, capital social, asociati, administratori, sedii secundare si mentiuni inregistrate. Chiar daca beneficiarii reali sunt evidentiati intr-un registru separat, certificatul este util pentru a verifica daca structura de asociati si administratori corespunde cu ceea ce s-a declarat.

De exemplu, dupa o cesiune de parti sociale, un certificat constatator recent confirma ca noua structura a fost inregistrata. Pe baza lui poti verifica daca si declaratia privind beneficiarul real a fost actualizata corespunzator.

Recomandari practice

• Pastreaza o evidenta interna a structurii de detinere, inclusiv a societatilor intermediare.
• La fiecare modificare a asociatilor sau a controlului, verifica imediat daca trebuie depusa o noua declaratie.
• Verifica periodic datele firmei printr-un certificat constatator actualizat.
• Pentru situatii complexe, cum ar fi structurile cu firme din strainatate, apeleaza la un consultant juridic.

Obtine rapid certificatul constatator

Daca vrei sa verifici datele inregistrate ale firmei inainte sau dupa o modificare, poti comanda certificatul constatator de baza pe certificat-constatator-firma.ro, fara cont si cu plata cu cardul. Primesti PDF-ul semnat electronic de ONRC pe email, de obicei in aproximativ 10 minute, in functie de ONRC. Suntem un serviciu privat, neafiliat ONRC; documentul poate fi solicitat si direct de la ONRC.